5 best practice da seguire per migliorare la gestione delle modifiche di progettazione

Introdurre prodotti innovativi in anticipo rispetto alla concorrenza offre ai produttori una ragguardevole opportunità di incrementare la redditività. A tale scopo, tuttavia, è necessario ottimizzare i processi di sviluppo prodotto.

Nonostante apportare modifiche ai progetti nel corso del ciclo di sviluppo sia una necessità, la gestione delle modifiche di progettazione è diventata un considerevole collo di bottiglia nel processo.

Nell’ambito di una ricerca condotta da Aberdeen Group, l’85% dei partecipanti allo studio ha dichiarato che le proprie procedure di gestione delle modifiche sono discontinue o potrebbero essere migliorate.

Sulla base delle dure lezioni apprese da oltre 200 aziende, il report offre una panoramica delle best practice che possono essere implementate affinché la gestione delle modifiche generi efficienza anziché colli di bottiglia.

Costo di una gestione delle modifiche inefficiente
La gestione delle modifiche, se eseguita in modo efficace, offre un’importante opportunità di migliorare l’efficienza dello sviluppo.

Se eseguita in modo non corretto, può causare ritardi poiché le parti coinvolte sprecano tempo in attesa di decisioni o informazioni aggiornate o devono ripetere un lavoro poiché era basato su dettagli di progettazione obsoleti.

Può inoltre determinare costi più elevati se gli errori causano sprechi e rielaborazioni. Una gestione inefficiente del processo di modifica impedisce alle organizzazioni di reagire alle pressioni in termini di time-to-market e di costi e ciò ha un impatto diretto sulla redditività dei prodotti.

Poiché la maggioranza (85%) dei partecipanti allo studio ha segnalato problemi con gli attuali processi di gestione delle modifiche, esistono molte opportunità di miglioramento del processo.

Best practice per la gestione delle modifiche
Dopo aver identificato le aziende migliori del settore tra i partecipanti allo studio, Aberdeen ha riscontrato che queste aziende leader stavano compiendo i passi appropriati per migliorare la comunicazione e la collaborazione, contribuendo così a ottimizzare il processo di gestione delle modifiche.

Tali passi includevano l’aggiunta di funzionalità in grado di supportare il processo, la gestione delle conoscenze, il supporto organizzativo, la misurazione delle prestazioni e il miglioramento continuo, nonché la tecnologia di supporto.

Esaminiamo ora più attentamente le best practice implementate dalle aziende migliori del settore per supportare in modo più efficiente la gestione delle modifiche.

1. Processo.
Le aziende migliori del settore presentano il 70% di probabilità in più rispetto alla concorrenza di creare un piano formale per l’implementazione delle modifiche di progettazione, migliorando così la comunicazione e promuovendo una collaborazione più efficiente tra le parti coinvolte.

Ciò consente inoltre a queste aziende di gestire la complessità dei prodotti pianificando l’implementazione tra le diverse discipline di progettazione tecnica e i sottosistemi che costituiscono il prodotto, nonché di identificare i passi necessari per la collaborazione e il coordinamento della supply chain.

2. Gestione delle conoscenze.
Le aziende leader garantiscono la facile accessibilità delle informazioni correlate a una modifica e presentano il 74% di probabilità in più rispetto alla concorrenza di includere dati di prodotto di supporto (file CAD e distinte base), file di analisi e altre informazioni con la richiesta di modifica.

Viene così migliorato il processo decisionale facilitando l’identificazione dell’impatto di una modifica proposta.

Le aziende leader presentano inoltre il 36% di probabilità in più di centralizzare l’accesso alla cronologia delle modifiche e il 45% di probabilità in più di centralizzare l’accesso allo stato e all’approvazione delle modifiche.

Tutto ciò migliora considerevolmente la collaborazione e la comunicazione tra tutte le parti interessate dalla modifica.

3. Supporto organizzativo.
Le aziende migliori del settore presentano l’81% di probabilità in più di avvalersi di una commissione d’esame delle modifiche per esaminare e approvare le modifiche e ciò consente di assegnare responsabilità e proprietà del processo di modifica.

Le aziende leader tengono inoltre meeting separati per esaminare inizialmente la modifica e determinare se deve essere approvata, quindi tengono un secondo meeting incentrato sull’implementazione.

L’esame del valore aziendale di una modifica viene così separato dalla decisione più dettagliata in merito all’esecuzione della modifica.

4. Misurazione delle prestazioni e miglioramento continuo.
Le aziende leader si differenziano inoltre per il livello di controllo mantenuto sull’azienda e la capacità di eseguirne gli obiettivi.

Presentano il 79% di probabilità in più di controllare il processo di modifica per verificare il rispetto e il funzionamento, fornendo un feedback continuo e l’opportunità di identificare regolarmente i colli di bottiglia e migliorare continuamente il processo.

Presentano inoltre probabilità 2,2 volte superiori di utilizzare metriche per monitorare l’efficacia del processo.

Oltre a migliorare il processo di modifica, ciò consente alle aziende leader anche di individuare modi per prevenire modifiche evitabili.

5. Tecnologia di supporto.
Le aziende migliori del settore presentano il 39% di probabilità in più di utilizzare software di gestione del ciclo di vita del prodotto (PLM, Product Lifecycle Management) per gestire le modifiche di progettazione, fornendo una posizione centrale per le informazioni di progettazione con tracciabilità tra i risultati finali e gestione del workflow di modifica.

La tracciabilità è essenziale poiché consente di identificare le dipendenze tra i componenti e notifica automaticamente alle singole parti interessate una modifica che influisce sul loro lavoro.

Per leggere l’intera sintesi della ricerca di Aberdeen, “Engineering Change Management: Improving Collaboration for Competitive Advantage”, potete scaricarla gratuitamente qui.

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