Best practice per lo sviluppo di budget CAD

Lo sviluppo di un budget CAD accurato è un componente critico di qualsiasi piano di gestione CAD. Nonostante non sia probabilmente l’attività preferita di tutti i responsabili CAD, la preparazione di un budget coerente e realistico è l’unico modo per garantire che gli utenti dispongano degli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro. È essenziale investire in questa attività tutto il tempo necessario e definire stime realistiche e accurate. Definire inoltre pazientemente un’analisi delle esigenze che tenga conto di tutto ciò che sarà necessario nel reparto nel corso dell’anno successivo. Ciò può richiedere diverse settimane, ma eventuali deficit di budget possono avere effetti disastrosi e minare la fiducia sia degli utenti sia dei dirigenti di livello superiore nelle capacità di gestione del responsabile. Nonostante ogni piano di budget CAD sia diverso, di seguito sono riportate alcune best practice che possono rivelarsi utili nello sviluppo di un documento di budget efficace. Mantenere aperta la comunicazione con il proprio capo. È estremamente importante, poiché mantenere il proprio capo aggiornato in merito a qualsiasi problema che potrebbe influire sulle stime del budget (hardware obsoleto, esigenze di formazione e così via) ed essere a conoscenza di qualsiasi futuro cambiamento che influirà sull’azienda nel suo complesso (fusioni, acquisizioni, prospettive aziendali scarse o positive, e così via) può avere un impatto significativo sulle proiezioni del budget. Mettere in evidenza gli incrementi della produttività e i risparmi sui costi. Anziché lamentarsi dell’hardware e del software che si desidererebbe acquistare per il proprio reparto, soprattutto nella attuale difficile situazione economica, sottolineare presso i dirigenti di livello superiore gli incrementi di produttività e i risparmi sui costi che potrebbero derivare da tali acquisti. Tenere conto di ogni elemento. I responsabili CAD spesso si dedicano eccessivamente a voci di budget di grandi proporzioni, ma è necessario tenere presente che materiali di consumo come cartucce d’inchiostro, stick di memoria, toner, supporti di backup e così via possono costituire importi significativi nel corso dell’anno. Altre voci di cui tenere conto sono le spese di formazione, il nuovo software e hardware, le sottoscrizioni annuali per il software, le licenze per l’hardware e i costi di gestione CAD. Documentare ogni elemento. Una volta definito l’elenco delle esigenze a livello di budget, è opportuno iniziare ad annotare ogni elemento in un foglio di calcolo e a raccogliere documentazione di supporto per le stime dei costi e delle quantità (preventivi, ordini di acquisto precedenti, ricevute e così via), assemblando tutto in una cartella di documentazione del budget. Chiedere ai colleghi di esaminare il documento di budget. Nessuno è perfetto, pertanto l’esame del budget proposto da parte di una seconda persona o di più parti può rassicurare oppure avvisare dell’eventuale omissione involontaria di un elemento importante. È preferibile perfezionare il budget prima di presentarlo ai dirigenti di livello superiore piuttosto che scoprire carenze in un secondo momento. Assicurarsi che il budget sia in un formato approvato. La maggior parte delle aziende dispone di un formato di budget stabilito o di un foglio di calcolo standard in cui desidera che vengano presentati i budget. La presentazione del budget nel formato stabilito aumenta le probabilità che venga accolto favorevolmente dai dirigenti di livello superiore. Iniziare tempestivamente. Poiché la fretta compromette i risultati, non attendere la fine dell’anno per iniziare a preparare il budget per l’anno successivo. Per determinare un budget CAD accurato sono estremamente importanti i minimi dettagli, pertanto è essenziale dedicare il tempo necessario alla pianificazione e alla preparazione del documento. La pianificazione, la messa a punto e l’esame di documenti di budget validi richiede diverse settimane. Immagine di RambergMediaImages

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