Best practice per la gestione dei file

Per i responsabili CAD, tenere traccia della grande quantità di disegni CAD, modelli e file associati può essere realmente problematico. Quando i file non vengono gestiti correttamente, è possibile che si sprechi tempo per cercare file che potrebbero essere memorizzati nella posizione errata, che i documenti vengano persi o sovrascritti o che i modelli vengano rilasciati prematuramente causando importanti e costosi problemi a valle. Con l’evoluzione e la modifica dei dati di prodotto nell’intero processo di progettazione, un sistema di gestione di qualunque tipo, ad esempio di gestione dei dati di prodotto (PDM, Product Data Management) o di gestione del ciclo di vita del prodotto (PLM, Product Lifecycle Management), consente di fornire a tutte le parti coinvolte l’accesso alla versione corrente e corretta dei dati gestendo e monitorando al tempo stesso le modifiche e l’evoluzione del prodotto nell’intero ciclo di vita. Questo problema ha acquisito importanza con l’enorme espansione dei team di progettazione, in termini sia di dimensioni sia di ubicazione geografica, e l’aggiunta di un maggior numero di partecipanti al processo di progettazione collaborativa. Stabilire best practice per mantenere il controllo e controllare l’accesso ai dati di prodotto può contribuire significativamente a ridurre al minimo gli errori e la duplicazione dell’impegno. Un sistema di gestione di qualche tipo è essenziale per supportare la collaborazione tra team, controllare le revisioni, mantenere un audit trail per la conformità alle normative, gestire relazioni tra file eterogenei appartenenti allo stesso prodotto e garantire l’accesso e la protezione dei dati di prodotto. Le funzionalità chiave sono l’accesso centralizzato ai documenti, la ricerca full-text, il Check-In/Check-Out, il controllo delle versioni, l’audit trail, la gestione delle relazioni tra i file e l’automazione del flusso di lavoro. Di seguito sono riportate alcune best practice da seguire per tenere sotto controllo il caos. Implementare un sistema PDM o PLM. Può apparire ovvio, ma le soluzioni offerte nei sistemi PDM e PLM contribuiscono significativamente alla gestione dei dati di prodotto fornendo funzionalità incorporate automatizzate che consentono di controllare le revisioni, gestire l’accesso e la protezione, facilitare la collaborazione, creare audit trail, gestire le relazioni tra i file e così via. Stabilire un processo di controllo. Questa best practice è essenziale in assenza di una soluzione automatizzata. Il processo garantirà che tutti i dipendenti controllino e apportino le modifiche a modelli e disegni in modo coerente. Memorizzare tutti i modelli e i disegni in un’unica posizione. Se non viene utilizzato un sistema PDM, è preferibile un’unità di rete condivisa. È essenziale creare un sistema efficiente di monitoraggio delle strutture di prodotto. Quando vengono apportate modifiche ai file, copiare innanzitutto i file in locale anziché apportare modifiche direttamente ai modelli nella posizione condivisa. Ciò consentirà di evitare che i documenti rilasciati vengono aggiornati prematuramente senza che abbiano superato il processo di controllo dei dati. Dopo l’approvazione delle modifiche ai modelli e ai disegni, trasferirli nella posizione condivisa e aggiornare tutti i riferimenti ai dati rilasciati. Mantenere standard coerenti di denominazione dei file e controllo delle revisioni. Anche questa best practice è importante se non viene utilizzato alcun tipo di soluzione di gestione. Assicurarsi di utilizzare nomi univoci per i file e utilizzare un nome di progetto o un codice cliente come prefisso o suffisso per eliminare qualsiasi confusione in presenza di più parti con lo stesso nome. Non utilizzare revisioni nei nomi di file. Se si dispone di assiemi con un elevato numero di parti, la modifica del livello di revisione nel nome file delle parti causa problemi con i riferimenti esterni (parti base, specchiate, nel contesto e così via). Molte delle best practice sopra descritte possono essere considerate come una soluzione temporanea dei problemi di gestione dei dati. In realtà, le aziende che distribuiscono una soluzione PLM riscontreranno che tali best practice costituiscono una parte fondamentale delle funzionalità del sistema, con cui viene fornito un approccio efficace alla risoluzione dei problemi di gestione dei dati. Una gestione efficiente dei dati consente agli utenti di trovare rapidamente i file, controllare le revisioni, riutilizzare in modo efficiente i dati di progettazione, collaborare tra più siti, automatizzare il flusso di lavoro e le approvazioni, gestire relazioni complesse tra i file, mantenere un audit trail e rispettare gli standard di settore. Tutto ciò garantirà migliori risultati aziendali complessivi grazie al miglioramento della produttività, della collaborazione e della qualità e all’ottimizzazione dei processi, che consentiranno all’azienda di raggiungere livelli superiori di competitività e redditività.